Homeoffice

Regeln seit 01.10.2021

Rahmenbedingungen für das Arbeiten an der Universität Wien bzw. im Homeoffice während der Pandemie

Die Universitätsleitung arbeitet gemeinsam mit den Betriebsräten bereits seit einiger Zeit sehr intensiv an einer tragfähigen, fairen und richtungsweisenden Betriebsvereinbarung zu Homeoffice für alle Mitarbeiter*innengruppen – wissenschaftliches und allgemeines Personal. Die Betriebsvereinbarung wird zukünftig die verbindliche Richtlinie für das flexible Arbeiten nach der Pandemie darstellen.

Aufgrund der derzeit immer noch nicht abschätzbaren Pandemieentwicklung durch die Verbreitung von Covid-19 ist allerdings dringend Handlungsbedarf für eine einstweilige Regelung der Arbeitsbedingungen in dieser speziellen Ausnahmesituation gegeben. Es ist weder für die Mitarbeiter*innen, die Führungskräfte noch für die Universität Wien als solche vertretbar, das Ende der Verhandlungen abzuwarten – auch, wenn diese schon weit fortgeschritten sind. Daher hat sich die Universitätsleitung gemeinsam mit den Betriebsräten zu einem notwendigen Zwischenschritt entschlossen, der die bereits vereinbarten Eckpunkte aus den Verhandlungsgesprächen für die nächsten Monate als Rahmenbedingungen für das Arbeiten vor Ort und das Arbeiten aus dem Homeoffice festlegt.
Das gibt einerseits allen Mitarbeiter*innen der Universität für diese Phase der Pandemie rasch ein möglichst hohes Maß an Planungssicherheit und andererseits den Verhandlungen einer solch weitreichenden Betriebsvereinbarung die notwendige Zeit, die es für einen gewissenhaften und langfristig tragfähigen Abschluss aller Details braucht.

Diese Rahmenbedingungen gelten für alle Mitarbeiter*innen des wissenschaftlichen und allgemeinen Personals, die dem Kollektivvertrag unterliegen sowie auch für Vertragsbedienstete und Beamt*innen. Mitarbeiter*innen, die gemäß Kollektivvertrag (§ 31 Absatz 9 KV) keiner bzw. einer beschränkten Ortsbindung unterliegen, sind ausgenommen, ebenso wie Lektor*innen.

Folgende Regeln werden ab 01.10.2021 bis voraussichtlich 30.6.2022, aber jedenfalls bis zum Abschluss der entsprechenden Betriebsvereinbarung, gelten und auch deren wesentlicher Bestandteil sein:

Im Sinne einer Vertrauenskultur wird davon ausgegangen, dass die zu erledigenden Tätigkeiten sowohl in Präsenz als auch im Homeoffice erbracht werden. Weiters ist bei der Vereinbarung von Homeoffice auch die Kommunikation und Interaktion zu beachten, diese wichtige Arbeitskomponente darf durch vermehrtes Arbeiten im Homeoffice von Arbeitnehmer*innen nicht beeinträchtigt werden.

Im Homeoffice können nur jene Tätigkeiten erbracht werden, welche diese aufgrund der Anforderungen und der Aufgabenstellung zulassen. Dies sind insbesondere solche Tätigkeiten, die regelmäßig, eigenständig und eigenverantwortlich durchführbar sind, für die eine Ergebniskontrolle möglich ist und die ohne Beeinträchtigung des Arbeitsablaufs bei eingeschränktem unmittelbaren Kontakt zur Universität und aufgrund arbeitsbedingter Zweckmäßigkeit erbracht werden können.

Die Arbeit im Homeoffice ist einvernehmlich und schriftlich zwischen den Mitarbeiter*innen und dem*der Dienstvorgesetzten zu vereinbaren, ebenso die Festlegung des/der konkreten Wochentage/s. Die Vereinbarung ist längstens bis zum 30.06.2022 zu befristen. Individuelle Informationen an die DLE Personalwesen und Frauenförderung sind nicht notwendig. 

Im Rahmen der Homeoffice-Vereinbarung ist auch eine angemessene Ansprechzeit einvernehmlich zu vereinbaren. Innerhalb dieser Ansprechzeit müssen die betroffenen Mitarbeiter*innen auch im Homeoffice jedenfalls erreichbar sein. Im Bereich des allgemeinen Universitätspersonals sind Ansprechzeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens nicht zulässig. 

Es können bis zu 50% der jeweils vereinbarten Arbeitstage, jedoch maximal10 Arbeitstage pro Monat im Homeoffice mit dem*der Dienstvorgesetzten flexibel vereinbart werden. Gibt der*die Mitarbeiter*in nicht 10 Arbeitstage vor Monatsende eine Änderung der Lage der Homeoffice-Tage für den Folgemonat bekannt und widerspricht die Führungskraft nicht 5 Tage vor Monatsende, gelten die gemeldeten Homeoffice-Tage als vereinbart.

Nicht verbrauchte Homeoffice-Tage können nicht ins Folgemonat übertragen werden. Im Sinne der Vereinbarkeit können auch Halbtage vereinbart werden. 

Der Arbeitsplatz im Homeoffice befindet sich am Hauptwohnsitz oder an einem Nebenwohnsitz oder in der Wohnung einer*eines nahen Angehörigen oder eines*einer Lebensgefährt*in.
Der Arbeitsplatz im Homeoffice muss sich innerhalb Österreichs befinden.
Wegzeiten zwischen dem Homeoffice und dem Arbeitsplatz an der Universität Wien gelten weder als Arbeitszeit noch als Dienstreise.

Bis zum Abschluss einer Betriebsvereinbarung können Mehraufwände, die im Rahmen von Homeoffice für Datenverbindung nachweislich aufgewendet werden, über die jeweilige Kostenstelle abgerechnet werden. 

Die Mitarbeiter*innen haben sicherzustellen, dass Dritte personenbezogene Daten und sämtliche Informationen, die den Mitarbeiter*innen ausschließlich in Ausübung ihrer Arbeit im Homeoffice bekannt wurden sowie Passwörter weder einsehen noch auf diese zugreifen können.
Allfällig bereitgestellte technische Arbeitsmittel dürfen aus Sicherheitsgründen nur von Mitarbeiter*innen genutzt werden. 

Hinweis für die Möglichkeit zur Eintragung der Homeoffice-Tage:

Das neue Homeoffice-Gesetz sieht vor, dass die Anzahl der im Kalenderjahr geleisteten Homeoffice-Tage im Lohnkonto zu verzeichnen sind. Es bedarf einer Mindestanzahl an Homeoffice-Tagen pro Jahr um Werbungskosten bzw. Steuervorteile von allfälligen Homeoffice-Pauschalen geltend machen zu können. Die Untergrenze beläuft sich auf 26 Tage, wobei diese Tage zur Gänze im Homeoffice verbracht werden müssen.

Die im Homeoffice geleisteten Arbeitszeiten sind ausschließlich über die App "Abwesenheitsanträge" mit der konkreten Arbeitszeit zu erfassen. Wird die geleistete Arbeitszeit an einem Homeoffice-Tag in der App "Zeitbuchungen" eingegeben, dann kann dieser Tag nicht als Homeoffice-Tag erfasst werden. 

Beachten Sie bitte außerdem, dass als Homeoffice-Tag im Sinne der Steuerbegünstigung nur jene Tage gelten, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich im Homeoffice ausgeübt wird. Arbeitet man bspw. nur den halben Tag im Homeoffice und die restliche zeit vor Ort, so liegt kein Homeoffice-Tag im Sinne der Steuerbegünstigung vor.